CROP Klokkenluidersregeling
Een van de waarborgen voor een integere bedrijfsvoering is de invoering van een Klokkenluidersregeling binnen CROP. De Klokkenluidersregeling is een regeling die waarborgt dat personen van buiten CROP en bij CROP werkzame of aan haar verbonden personen, zonder gevaar voor hun rechtspositie, vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de organisatie van CROP aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat meldingen worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt gemeld, indien een melding gegrond blijkt, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende interne maatregelen door CROP.
Een door (vermeende) onregelmatigheden mogelijk benadeelde partij kan gebruik maken van de binnen CROP geldende Klachtenregeling.
In het kader van deze regeling kan een melding worden gedaan in het geval een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden bestaat met betrekking tot CROP en/of haar medewerkers, in verband met (de dreiging tot):
- een strafbaar feit;
- een schending van wet- en/of regelgeving;
- bewust onjuist of onrechtmatig informeren van belanghebbenden;
- een schending van binnen CROP geldende procedures of gedragsregels;
- het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over een of meer van de hiervoor genoemde feiten;
- bedreiging of intimidatie van medewerkers door collega's of leidinggevenden met betrekking tot een of meer van de hiervoor genoemde feiten.
1 Melding
1.1 Een vermoeden van een onregelmatigheid dient schriftelijk te worden gemeld bij de Compliance Officer van CROP registeraccountants.
1.2 De melding aan de Compliance Officer vindt plaats per brief, te richten aan CROP registeraccountants, t.a.v. de heer drs. J.W. Wiersma RA, postbus 102, 3830 AC, Leusden, waarbij op de envelop dient te worden vermeld dat het persoonlijk en vertrouwelijk is.
1.3 Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit postadres.
1.4 Een melding behelst een omschrijving van de onregelmatigheid, met de datum waarop de onregelmatigheid heeft plaatsgevonden of dreigt te gaan plaatsvinden, als deze bekend mocht zijn, de gronden voor het vermoeden en de bij de onregelmatigheid betrokken persoon of personen, als deze bekend is of zijn.
2 Procedure en termijnen
2.1 Na binnenkomst van een melding wordt deze (inclusief datum van binnenkomst) vastgelegd.
2.2 De Compliance Officer bevestigt binnen 10 werkdagen aan de melder dat de melding is ontvangen. Vanzelfsprekend geldt dit niet ingeval van een anonieme melding.
2.3 Door de Compliance Officer wordt onverwijld een vooronderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid ingesteld. In vervolg op het ingestelde vooronderzoek, informeert de Compliance Officer aan de melder, als deze bekend is, of hij voldoende aanleiding ziet een onderzoek te starten en wat de te nemen vervolgstappen zijn.
2.4 Wanneer er voldoende aanleiding is een onderzoek te starten, stelt de Compliance Officer onverwijld het bestuur van CROP op de hoogte van de melding. Direct na ontvangst zal het bestuur van CROP een onderzoek naar de onregelmatigheid (laten) starten.
2.5 Indien de onregelmatigheid een lid van het bestuur van CROP betreft zal de Compliance Officer zelf een onderzoek naar de onregelmatigheid (laten) starten.
2.6 Indien sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving zal de Compliance Officer, indien hiertoe voldoende grond bestaat, de zijns inziens noodzakelijke acties ondernemen.
2.7 Binnen een periode van zes weken van het moment van registratie van de melding, wordt de Compliance Officer door of namens het bestuur van CROP schriftelijk op de hoogte gebracht van het standpunt van het bestuur van CROP omtrent de onregelmatigheid evenals van de te nemen of reeds genomen maatregelen. Indien het niet mogelijk is om het standpunt binnen de hiervoor genoemde termijn te geven, zal het bestuur van CROP de Compliance Officer hiervan tijdig in kennis stellen en de termijn noemen waarin alsnog een standpunt zal worden gegeven.
3 Terugkoppeling
3.1 De Compliance Officer informeert de melder uiterlijk na zes weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn niet kan worden gehaald, informeert de Compliance Officer de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afhandeling van diens melding.
3.2 Aan de melder wordt hoe dan ook aangegeven tot welke eventuele stappen de melding heeft geleid.
3.3 Indien een melding anoniem heeft plaatsgevonden, is het bepaalde omtrent het informeren van de melder, niet van toepassing.
4 Rechtsbescherming en vertrouwelijkheid
4.1 De melding, de correspondentie hierover en de behandeling vinden plaats met inachtneming van de benodigde zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid.
4.2 Bij het informeren van het bestuur van CROP over de vermoede onregelmatigheden, wordt door de Compliance Officer de naam van de melder niet genoemd en ook wordt de informatie zo verstrekt dat de anonimiteit van de melder voor zover mogelijk gewaarborgd is, tenzij de melder de Compliance Officer ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.
4.3 Het bestuur van CROP draagt er zorg voor dat de melder die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling te goeder trouw een vermoeden van een onregelmatigheid heeft gemeld, niet in zijn positie wordt benadeeld. Met name zal de melding te goeder trouw niet van negatieve invloed zijn op het kunnen functioneren van de melder binnen CROP, dan wel op de carrière van de melder binnen CROP.
4.4 Indien een melder de melding op andere wijze dan overeenkomstig onderhavige regeling heeft gedaan dan wel vermoede onregelmatigheid rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt, kan hem dat worden aangerekend.
4.5 Het bestuur van CROP geeft geen garanties ten aanzien van straf- of tuchtrechtelijke gevolgen voor een melder indien mocht blijken dat hij of zij zelf, als dader, mededader of medeplichtige bij de gemelde misstanden betrokken was.
